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Definición del libro auxiliar de cuentas por pagar

¿Qué es un libro auxiliar de cuentas por pagar?

Un libro auxiliar de cuentas por pagar es un libro de contabilidad que muestra el historial de transacciones y los montos adeudados a cada proveedor y vendedor. Una cuenta por pagar (AP) es esencialmente una extensión de crédito de un proveedor que le da tiempo a una empresa (el comprador en la transacción) para pagar los suministros. El libro auxiliar registra todas las cuentas por pagar que debe una empresa. Los plazos de pago suelen ser de 30, 60 o 90 días.

Conclusiones clave

  • Un libro auxiliar de cuentas por pagar es un libro de contabilidad que muestra el historial de transacciones y los montos adeudados a cada proveedor y vendedor.
  • Una cuenta por pagar (AP) es esencialmente una extensión de crédito de un proveedor que le da tiempo a una empresa (el comprador) para pagar los suministros.
  • El libro auxiliar registra todas las cuentas por pagar que debe una empresa, por lo que el total agregado se traslada al libro mayor.

El saldo de las cuentas de los clientes se concilia periódicamente con el saldo de las cuentas por pagar en el libro mayor para garantizar la precisión. El libro mayor auxiliar de cuentas por pagar también se conoce comúnmente como el libro mayor auxiliar o subcuenta de AP.

Comprensión de un libro mayor auxiliar de cuentas por pagar

Las empresas pueden tener varias cuentas por pagar a vendedores o proveedores en un momento dado. Estas cuentas por pagar son deudas a corto plazo o pagarés de una empresa a otra empresa. El monto total de las cuentas por pagar a los proveedores se registra como cuentas por pagar en el libro mayor.

El libro mayor es un libro mayor que contiene un resumen de todas las cuentas que una empresa utiliza para operar su negocio. Los libros auxiliares se acumulan en el libro mayor, que registra los totales agregados de los libros auxiliares. El libro mayor, a su vez, asigna estos totales en cuentas de activos, pasivos y patrimonio. Dentro de la mayoría de los sistemas de contabilidad, el proceso se realiza a través de un software de contabilidad.

Cuando se preparan los estados financieros, el total de cuentas por pagar se enumera con otras obligaciones financieras a corto plazo en la sección de pasivo corriente del balance general. El libro auxiliar de cuentas por pagar es un desglose del monto total de las cuentas por pagar que figuran en el libro mayor. En otras palabras, el libro auxiliar contiene las cuentas por pagar individuales adeudadas a cada uno de los proveedores y vendedores, así como los montos adeudados.

Dado que las empresas pueden tener múltiples pedidos con el mismo proveedor y muchos proveedores diferentes, el libro auxiliar de cuentas por pagar realiza un seguimiento de lo que se debe sin tener que realizar numerosos asientos contables en el libro mayor. El libro auxiliar es esencialmente una hoja de trabajo para todas las cuentas por pagar a los proveedores.

El libro auxiliar de cuentas por pagar es útil para proporcionar controles contables internos. Los montos del libro auxiliar de cuentas por pagar pueden cotejarse con el monto agregado informado en el libro mayor para evitar errores en los informes. La gerencia también puede verificar que se registren todas las facturas de los vendedores y proveedores.

Ejemplo de un libro auxiliar de cuentas por pagar

Como ejemplo, supongamos que The Ford Motor Company tiene un saldo en el libro mayor que muestra un saldo total de cuentas por pagar de $106 millones. Sin embargo, la gerencia quiere ver a qué proveedores se les debe y los montos adeudados.

La información necesaria se puede obtener del libro auxiliar de cuentas por pagar. El libro auxiliar muestra lo siguiente:

  • Al proveedor A se le deben $2 millones por llantas.
  • Al proveedor B se le deben $6 millones por alfombras para automóviles.
  • Al proveedor C se le deben $98 millones por el acero.

El libro auxiliar de cuentas por pagar es similar a otros libros auxiliares en que simplemente proporciona detalles de la cuenta de control en el libro mayor. Otros libros auxiliares de cuentas incluyen el libro auxiliar de cuentas por cobrar, el libro auxiliar de inventario y el libro auxiliar de equipos.

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