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Definición de registros contables

¿Qué son los registros contables?

Los registros contables son toda la documentación y libros involucrados en la preparación de estados financieros o registros relevantes para auditorías y revisiones financieras. Los registros contables incluyen registros de activos y pasivos, transacciones monetarias, libros mayores, diarios y cualquier documento de respaldo, como cheques y facturas.

Conclusiones clave

  • Los registros contables son todos los documentos involucrados en la preparación de los estados financieros de una empresa.
  • Ciertos organismos reguladores exigen que las empresas mantengan sus registros contables durante varios años en caso de que sea necesario revisarlos.
  • Los registros contables a menudo se revisan para auditorías, verificaciones de cumplimiento u otras necesidades relacionadas con el negocio.
  • Los tipos de registros contables incluyen transacciones, libros mayores, balances de prueba, diarios y estados financieros.

Comprender los registros contables

Por lo general, existen normas y leyes para obligar a las entidades contables y las firmas contables a conservar los registros contables durante un período de tiempo específico. En los EE. UU., la Comisión de Bolsa y Valores (SEC, por sus siglas en inglés) requiere que las empresas de contabilidad conserven registros de auditorías y revisiones durante al menos siete años y que conserven cualquier registro que respalde o arroje dudas sobre las conclusiones de una auditoría.

No existe un acuerdo universal sobre qué colección de documentos comerciales comprende un conjunto integral de registros contables. Los registros contables se pueden considerar como un término general. Diferentes partes, como acreedores, inversionistas de capital o grupos interesados ​​en el gobierno corporativo, tendrán prioridades diferentes y, a menudo, contrapuestas; sus demandas o preferencias de documentación cambiarán continuamente.

En diferentes puntos del ciclo económico o comercial, las partes que exigen registros contables alterarán su solicitud de información en función de la posición en un ciclo. Por ejemplo, al comienzo de un ciclo económico ascendente, las solicitudes de estados financieros pueden ser fuertes, ya que los inversores de capital son optimistas. Por el contrario, durante una caída en un ciclo económico, los acreedores pueden requerir más detalles sobre los elementos del balance, ya que se vuelven más reacios a otorgar crédito.

En resumen, los registros contables e incluso los métodos de contabilidad evolucionan continuamente para mantenerse al día con la naturaleza cambiante de los negocios y las demandas de información de los participantes interesados ​​en el mercado.

Tipos de Registros Contables

Los registros contables generalmente vienen en dos formas: entrada única y entrada doble. Por su nombre, la entrada única es un método mucho más simple, que funciona mejor para operaciones más pequeñas. El método de doble entrada es más complejo y requiere dos entradas, una de crédito y otra de débito, por cada transacción que realiza una empresa. El objetivo es equilibrar los libros y dar cuenta del movimiento de efectivo a través de una organización. Esto se hace principalmente en corporaciones más grandes, lo que ayuda a detectar errores y posibles fraudes.

Los tipos específicos de registros contables que se revisan consisten en transacciones, diarios, libros mayores, balances de comprobación y estados financieros de una empresa.

Actas

La transacción es el punto de partida de cualquier registro contable. Es el catalizador de todo el proceso que muestra cualquier artículo comprado o vendido, depreciado, etc., que realiza una empresa.

Revistas

Los diarios registran todas las transacciones que realiza una empresa. Los diarios pueden cubrir todas las transacciones de una empresa o puede haber diferentes diarios para diferentes áreas de la empresa. Lo único necesario es que los diarios se mantengan actualizados y que todas las transacciones se registren de alguna manera.

Libros mayores

El libro mayor es el movimiento de transacciones en el diario a lugares designados en el libro mayor que se describen por tipo de transacción. Esto hace que sea más fácil revisar las transacciones y categorizarlas correctamente en la preparación del balance de prueba y, en última instancia, en los estados financieros.

Saldos de prueba

El balance de comprobación es la suma de todos los créditos y débitos dentro del ciclo económico. Una vez que se haya completado este paso, todas las entradas deben equilibrarse. Si no lo hacen, esto puede revelar un error que debe corregirse o un posible fraude. Será crucial determinar la desconexión.

Estados financieros

El estado financiero es la pieza final del documento que comprende los componentes de todos los demás documentos contables. Los estados financieros son lo que se proporcionará al público ya los organismos reguladores para su visualización. Los analistas de inversiones pueden revisar los estados financieros para llegar a su opinión sobre la empresa. Los organismos reguladores pueden solicitar los documentos contables a partir de los cuales se generaron los estados financieros para obtener un conocimiento más profundo de la empresa.

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