Definición de Gastos Administrativos

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos son gastos en los que incurre una organización que no están directamente relacionados con una función central específica, como la fabricación, la producción o las ventas. Estos gastos generales están relacionados con la organización en su conjunto, a diferencia de los departamentos o unidades de negocio individuales.

Comprender los gastos administrativos

Los gastos administrativos pueden incluir los salarios de la alta gerencia y los costos asociados con los servicios generales o suministros; por ejemplo, legal, contabilidad, trabajo de oficina y tecnología de la información. Estos costos tienden a no estar directamente relacionados con la producción de bienes o servicios de una empresa y generalmente se excluyen de los márgenes brutos.

Las empresas incurren en gastos administrativos para realizar operaciones básicas (por ejemplo, administrar la nómina o los beneficios de atención médica), aumentar la supervisión y la eficiencia y/o cumplir con las leyes y reglamentos. En el estado de resultados, los gastos administrativos aparecen debajo del costo de los bienes vendidos (COGS) y pueden mostrarse como un agregado con otros gastos, como gastos generales o de venta.

Algunos gastos administrativos son de naturaleza fija, ya que se incurren como parte de la fundación de las operaciones comerciales. Estos gastos existirían independientemente del nivel de producción o ventas que se produzcan. Otros gastos administrativos son semivariables. Por ejemplo, una empresa siempre utilizará un nivel mínimo de electricidad para mantener las luces encendidas. Más allá de ese punto, puede tomar medidas para reducir su factura de electricidad.

Debido a que una empresa puede eliminar los gastos administrativos sin un impacto directo en el producto que vende o produce, estos costos suelen ser los primeros en la lista de recortes presupuestarios. La gerencia está fuertemente motivada para mantener bajos los gastos administrativos en relación con otros costos, ya que esto permite que una empresa utilice el apalancamiento de manera más efectiva. La relación entre ventas y gastos administrativos ayuda a las empresas a medir cuántos ingresos por ventas se dividen para cubrir los costos administrativos.

Las empresas pueden deducir de sus declaraciones de impuestos los gastos administrativos que sean razonables, ordinarios y necesarios para las operaciones comerciales. Estos gastos deben incurrirse durante el curso habitual de los negocios y deducirse en el año en que se incurren.

Otros tipos de gastos administrativos

Los salarios y beneficios de ciertos empleados, como el personal de contabilidad y TI, se consideran gastos administrativos. Todas las compensaciones y beneficios de los ejecutivos se consideran gastos administrativos. Los arrendamientos de edificios, seguros, suscripciones, servicios públicos y suministros de oficina pueden clasificarse como gastos generales o gastos administrativos.

Dependiendo del activo que se deprecie, los gastos de depreciación pueden clasificarse como gastos generales, administrativos o de venta (comercialización). Las organizaciones pueden optar por incluir los honorarios de consultoría y legales como un gasto administrativo también. Sin embargo, los costos de investigación y desarrollo (I+D) no se consideran gastos administrativos.

Para obtener una imagen completa de los costos asociados con el funcionamiento de ciertas unidades comerciales, una empresa puede asignar gastos administrativos a cada uno de sus departamentos en función de un porcentaje de ingresos, gastos, pies cuadrados u otras medidas. Internamente, esto permite que la gerencia tome decisiones sobre la expansión o reducción de unidades de negocios individuales.

Ejemplo de Gastos Administrativos

Por ejemplo, si la empresa XYZ gasta $4000 mensuales en electricidad y lo registra como un gasto administrativo, podría asignar el costo de acuerdo con los pies cuadrados que ocupa cada departamento individual. Asumir:

• La planta de producción es de 2,000 pies cuadrados
• La planta de fabricación es de 1,500 pies cuadrados
• La oficina de contabilidad es de 750 pies cuadrados.
• La oficina de ventas tiene 750 pies cuadrados.

La empresa ocupa 5.000 pies cuadrados. La factura eléctrica se podría distribuir de la siguiente manera:

• Producción: $1600 o (2000 / 5000) x $4000
• Manufactura: $1,200 o (1,500 / 5,000) x $4,000
• Contabilidad: $600 o (750 / 5000) x $4000
• Ventas: $600 o (750 / 5000) x $4000