Definición de conciliación de cuentas

¿Qué es la conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas es el proceso de confirmar que dos registros separados de transacciones en una cuenta son iguales. Tanto las instituciones como los individuos realizan la conciliación de cuentas. A nivel institucional, los bancos y corredores deben revisar internamente las transacciones entre sus entradas del libro mayor y los registros de cuentas individuales.

La conciliación de cuentas puede ayudar a las organizaciones a identificar errores en la contabilidad que podrían indicar errores, errores de cálculo o fugas de efectivo. Gracias a la automatización informática, este proceso es mucho más rápido de lo que era antes.

Comprender la conciliación de cuentas

La conciliación de cuentas dentro de las instituciones y corporaciones financieras es una función regulatoria y de cumplimiento clave, y es un enfoque principal para los reguladores externos en sus auditorías de rutina de una empresa. Para instituciones más grandes, a menudo se contratan terceros externos para realizar conciliaciones de cuentas.

Dependiendo de su revisión de la empresa, los auditores emitirán una opinión sobre los estados financieros de una empresa. Los clientes de estas firmas también deben mantener un registro preciso e informar las discrepancias de inmediato.

La Ley Sarbanes-Oxley de 2002 estableció parámetros para la conciliación de cuentas corporativas. Antes de Sarbanes-Oxley, las normas contables no tenían en cuenta la necesidad de aplicar las mejores prácticas para la conciliación de cuentas. Ahora, las empresas están sujetas a estándares mucho más altos para los controles internos y los procedimientos de auditoría.

Con la llegada de los sistemas informáticos para registrar las transacciones y las posiciones de los clientes, la conciliación a menudo equivale a arreglar pequeñas discrepancias de unos pocos dólares, o incluso centavos, entre una fuente y otra. Cuanto más tiempo se descubra un error, más difícil será conciliar los dos registros.

La conciliación también ocurre cuando un cliente de un banco o corredor confirma que sus registros personales coinciden con lo que se informa en los estados de cuenta periódicos. A nivel individual, cuadrar una chequera es una forma de conciliación de cuentas. El término también puede referirse a equilibrar los libros y registros de una empresa con programas de software y entradas de datos, lo que proporciona un nivel de objetividad a la revisión.

Las conciliaciones de cuentas permiten una gran cantidad de descubrimientos, desde reconocer pagos atrasados ​​hasta no recibir un reembolso, cobrar de más, posible robo o fraude, etc. La conciliación de cuentas es una práctica prudente que todas las personas y empresas deben realizar con regularidad.

Proceso de conciliación de cuentas

A nivel organizacional, la conciliación de cuentas se puede realizar siguiendo un proceso simplificado. En primer lugar, se debe recopilar toda la información contable necesaria. Luego, los extractos bancarios de la empresa se comparan con el libro mayor. Cualquier deducción pendiente en el libro mayor de la empresa debe deducirse del saldo final y cualquier depósito pendiente debe agregarse al saldo final.

Si la cuenta genera intereses, debe calcularse. Los cheques pendientes deben deducirse, al igual que los errores bancarios, como débitos o créditos inexactos, y los cargos por servicios bancarios. Finalmente, tanto el extracto de la empresa como el libro mayor general deben mostrar el mismo saldo final. Cualquier error que quede al final del proceso debe investigarse verificando que cada transacción se registre en el libro mayor y que se contabilicen los depósitos pendientes y los cheques pendientes.

Las personas pueden conciliar sus cuentas personales mediante un proceso similar. En lugar de un libro mayor, compararían sus estados de cuenta bancarios u otros estados de cuentas financieras con un registro personal de débitos y créditos, como un registro de chequera. Sin embargo, gracias al advenimiento de la banca en línea y la disminución de los cheques en papel, muchas personas ya no realizan la conciliación de la mayoría de sus cuentas financieras y dependen de sus bancos para mostrar el saldo final correcto en los portales de banca en línea.

Aún así, los bancos pueden cometer errores y son solo transaccionales. Para asegurarse de que los montos monetarios sean correctos y que los fondos correctos entren y salgan de una cuenta, la conciliación de la cuenta puede proporcionar mucho descubrimiento.